Buscar el mejor programa de gestión para restaurantes tiene trampa: no existe uno mejor para todos. Un chiringuito de temporada con 25 personas en agosto y 6 en enero no necesita lo mismo que un grupo de cinco locales con central de compras. Esta comparativa la escribimos desde dentro (somos operadores y hacemos 3BRO), así que la regla es sencilla: decimos para qué sirve cada herramienta y para quién no, y dónde nosotros encajamos y dónde no.
Antes de mirar marcas, la lista de lo que hay que pedir. Un programa de gestión, a diferencia de un TPV o de un cuadrante de turnos, junta los cuatro flujos que deciden si el mes da dinero:
La mayoría de herramientas del mercado hacen muy bien una o dos de estas cosas. El problema es que el margen se pierde entre ellas: en la factura que no cuadra con el albarán, en el turno que se pintó sin saber lo que costaba, en la venta de ayer que nadie comparó con nada.
Para quién: restaurantes independientes y grupos pequeños y medianos que quieren venta, compras, banco y personal en la misma pantalla, y un director de operaciones que avise antes de que pase.
Qué hace bien: conecta el TPV (Revo hoy, más conectores en camino), lee albaranes por foto y facturas por correo con IA, recibe el extracto del banco cada día por Norma 43 y concilia los tres solos; el cuadrante muestra el coste y el % sobre venta neta antes de publicarlo; previsión diaria de venta con la regla de las 52 semanas y proyección honesta del mes; presupuesto contra real prorrateado a hoy. Todo en todos los planes, desde 99 €/local al mes, 30 días de prueba con datos propios y una demo pública sin registro.
Dónde no encaja: si tu TPV no es Revo todavía tendrás que cargar la venta por fichero; no lleva reservas ni carta digital (se integra con CoverManager para la ocupación); y si solo quieres un cuadrante de turnos barato, es más de lo que necesitas.
Para quién: cocinas que quieren controlar el almacén y el coste de producto con detalle.
Qué hace bien: es una de las referencias en España en gestión de compras, escandallos e inventarios de restauración. Si tu prioridad es el food cost teórico frente al real por familias de producto y llevar el stock al día, es una herramienta madura y muy extendida.
Dónde no encaja: su foco es el producto. La venta, el banco y el personal quedan fuera o dependen de otras herramientas, así que el P&L del mes sigue montándose aparte. Precios y condiciones, en su web.
Para quién: restaurantes que quieren digitalizar las facturas de proveedores y ver el coste de producto sin picar datos.
Qué hace bien: se ha hecho un nombre con la lectura automática de facturas y el control del gasto en compras, con una interfaz cuidada y rápida de arrancar.
Dónde no encaja: como Gstock, gira alrededor de las compras. Para personal, previsión de venta y presupuesto hay que mirar a otro sitio. Precios en su web.
Para quién: cadenas y grupos grandes con muchos locales y procesos estandarizados.
Qué hace bien: es una suite amplia para operaciones de restauración organizada, con módulos para personal, compras y control operativo, pensada para escalar a decenas o cientos de locales.
Dónde no encaja: el tamaño. Para un restaurante independiente o un grupo de tres locales, la implantación y el coste suelen quedar grandes. Precios bajo presupuesto.
Para quién: restaurantes y pequeños grupos que quieren una herramienta de gestión integral con acento en compras y equipo.
Qué hace bien: cubre varias áreas de la gestión (compras, escandallos, personal) desde una sola plataforma, con un enfoque de negocio parecido al nuestro.
Dónde no encaja: depende de cuánto peso le des a la conciliación bancaria automática y a la previsión de venta diaria, que son las dos cosas en las que nosotros más hemos invertido. Conviene probar las dos con tus datos. Precios en su web.
Para quién: todos, como punto de partida.
Qué hace bien: el TPV sabe mejor que nadie lo que has vendido, por producto, por franja y por camarero. Sus informes son gratis y están ahí.
Dónde no encaja: el TPV no sabe lo que has comprado, ni lo que has pagado, ni lo que te cuesta el equipo. Te dice cuánto entra, no cuánto ganas. Un programa de gestión empieza justo donde el informe del TPV termina.
Para quién: quien empieza y quien tiene a alguien con tiempo y disciplina para mantenerlo.
Qué hace bien: es flexible, gratis y todo el mundo sabe usarlo. Un buen Excel de presupuesto es mejor que ningún presupuesto.
Dónde no encaja: en cuanto hay que teclear datos que ya existen en otro sitio (el TPV, el banco, el albarán). Ahí el Excel deja de ser gratis: le dedicamos un artículo entero a lo que cuesta de verdad.
Y una última: pide siempre la prueba con tus datos reales, no con la demo del vendedor. Un programa de gestión se juzga el día 5 del mes siguiente, cuando el cierre cuadra o no cuadra.
30 días gratis con tu TPV, tu banco y tus albaranes. Si el primer cierre no te cuadra mejor que antes, no te quedes.