Un programa de albaranes para restaurantes no sirve para archivar papeles. Sirve para que el coste de materia prima del mes salga de lo que de verdad entró por la puerta de atrás, al precio que de verdad se pagó. Si lo que buscas es un sitio donde guardar PDFs, con una carpeta en el correo vas bien. Si lo que buscas es que el cierre de mes cuadre sin una tarde de Excel, el programa tiene que hacer cinco cosas concretas. Y evitar otras tres.
El albarán es el único documento que se firma con el género delante. La factura llega días o semanas después, agrupa varias entregas y la redacta el proveedor sin que nadie de tu equipo mire la mercancía. Por eso, para saber qué has consumido este mes y a qué precio, el albarán es la fuente: la factura solo confirma o desmiente.
El momento útil es cuando el repartidor está delante: el cocinero hace una foto con el móvil, el sistema lee las líneas (producto, cantidad, precio, descuento) y el albarán queda registrado antes de que el papel llegue a mancharse de aceite. Si el programa exige teclear las líneas a mano en un ordenador, no se usará. Nadie teclea 40 líneas de Makro un sábado a las 11.
Un albarán de un distribuidor mezcla carne, limpieza, bebidas y menaje. Si todo cae en «compras», el % de food cost está contaminado con papel higiénico. El programa debe aprender: la segunda vez que aparece «Papel secamanos 2 capas», ya sabe que va a Limpieza.
Aquí está el dinero. Un proveedor sube el solomillo un 6 % en marzo y nadie se entera hasta el inventario de junio. Un buen programa compara el precio de cada línea con el último albarán del mismo producto y levanta la mano el mismo día.
El albarán dice lo que entró. La factura dice lo que te cobran. El banco dice lo que has pagado. Los tres mundos casi nunca cuadran a la primera: una factura agrupa cinco albaranes, un albarán se facturó dos veces, un pago cubre tres facturas menos un abono. El programa tiene que casar los tres solo y enseñarte únicamente las excepciones.
Si el precio real de cada ingrediente ya está en el sistema desde el albarán, el escandallo de cada plato se recalcula solo. El food cost teórico deja de ser una foto de enero y pasa a ser un dato vivo, siempre sobre precio sin IVA.
¿Sabes hoy, sin abrir Excel, cuánto has comprado esta semana a tu proveedor principal? ¿Te ha avisado el sistema de la última subida de precio antes de que la vieras en la factura? ¿Cuánto tardas en cerrar las compras del mes: una hora o una tarde? Si la respuesta a alguna es «no» o «una tarde», el programa archiva, pero no gestiona.
En el módulo de Compras de 3BRO, el equipo fotografía el albarán al recibirlo y la IA lee las líneas con precios y descuentos. Las facturas entran solas por correo y se cruzan con sus albaranes por el número citado en el PDF; el extracto del banco llega cada día y casa cada pago con su factura. El coste de materia prima del mes sale de lo que entró por la puerta, y la subida de precio de un producto salta el mismo día. Está incluido en todos los planes.
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