3BRO frente a Excel: cuánto cuesta de verdad gestionar el restaurante con hojas de cálculo

Casi todos los restaurantes que llegan a 3BRO vienen de Excel. Y casi todos con el mismo Excel: una hoja de venta diaria que alguien rellena desde el TPV, otra de gastos donde se apuntan las facturas cuando llegan, un cuadrante en otra pestaña y, si hay suerte, un resumen del mes que se termina el día 15 del mes siguiente. Funciona. Hasta que deja de funcionar. Este artículo no va de que Excel sea malo: va de lo que cuesta de verdad y de cuándo merece la pena cambiarlo.

Lo que Excel hace bien

Seamos justos. Excel es flexible, cualquiera sabe usarlo, no hay que dar de alta nada y el presupuesto anual se hace igual de bien en una hoja que en cualquier programa. Un presupuesto en Excel es infinitamente mejor que ninguno. Para un local que empieza, con un socio que lleva los números y disciplina para actualizarlo cada semana, es una opción razonable durante el primer año.

Dónde se rompe

1. Todo lo que entra, lo teclea alguien

La venta ya existe en el TPV. Los pagos ya existen en el banco. Las compras ya existen en el albarán. En Excel, cada uno de esos datos lo transcribe una persona, con los errores de transcripción que eso implica y, sobre todo, con el retraso: el dato de hoy se mete el lunes, si hay tiempo.

2. Nada se cruza con nada

La hoja de gastos dice lo que se ha facturado; la de banco (si existe) dice lo que se ha pagado; el albarán está en una carpeta. Que una factura llegue dos veces, que un proveedor cobre un precio distinto del pactado o que haya un albarán sin facturar son cosas que Excel no ve, porque no sabe que esas tres cosas hablan de lo mismo.

3. Llega tarde

El Excel te dice cómo fue el mes cuando el mes ya ha pasado. El coste de personal sobre venta neta de la semana pasada ya no se puede corregir. Lo que sirve es saber hoy lo que va a costar el cuadrante de la semana que viene contra la venta que se espera.

4. Lo sabe una sola persona

El Excel de gestión suele ser una obra de autor. Cuando esa persona se va de vacaciones, cambia de trabajo o simplemente se harta, el restaurante se queda sin números. Y quien lo hereda no se fía de las fórmulas.

Lo que cuesta, en euros

El argumento de «Excel es gratis» aguanta hasta que se cuentan las horas. Este es un cálculo conservador para un restaurante de un solo local con unos 60.000 € de venta al mes:

Para comparar: 3BRO cuesta desde 99 €/local al mes y la venta, el banco y los albaranes entran solos. La diferencia no es el precio; es que el tiempo del dueño vuelve a la sala.

Cuándo seguir con Excel

• Tienes un solo local, menos de 20 facturas al mes y alguien con tiempo y ganas de mantener la hoja.
• Tu TPV no tiene forma de sacar la venta diaria de forma automática y no te importa transcribirla.
• Solo quieres un presupuesto anual y compararlo con el cierre de la gestoría cada trimestre.

Si te reconoces en los tres puntos, quédate en Excel y haz una cosa: mide el % de personal sobre venta neta cada semana, aunque sea a mano. Es el número que más dinero mueve.

Cuándo cambiar

• Cuando el mes se cierra pasado el día 10 y ya no sirve para decidir nada.
• Cuando la persona que lleva la hoja es la misma que lleva la sala o la cocina.
• Cuando tienes dos locales o más y cada uno tiene su Excel distinto.
• Cuando has encontrado una factura duplicada por casualidad y te has preguntado cuántas no has encontrado.

Cómo migrar sin perder nada

Lo que ya tienes en Excel no se tira: se carga. En 3BRO la carga inicial importa el equipo, los proveedores y las partidas de gasto desde tus hojas, y el presupuesto anual se replica mes a mes tal como lo tenías. A partir de ahí, la venta entra desde el TPV, el banco desde el extracto diario y las compras desde la foto del albarán. El primer cierre con datos reales suele estar listo en menos de 48 horas desde que se conecta el TPV. Y el Excel se queda de recuerdo.