Albaranes, facturas y banco: cómo cuadrar las compras de tu restaurante sin perder una tarde al mes

En las compras de un restaurante conviven tres mundos que casi nunca cuadran a la primera: lo que te entregan (albaranes), lo que te facturan (facturas) y lo que te cobran (cargos del banco). Conciliarlos — casar cada documento con su pago — es la única forma de saber que pagas exactamente lo que recibiste. Y es la tarde de trabajo más odiada del mes.

Por qué nunca cuadra a la primera

• Una factura agrupa varios albaranes del mes — y a veces falta uno, o sobra.
• El banco cobra una remesa que junta tres facturas en un solo cargo.
• El proveedor factura con un CIF y cobra con otro nombre en el concepto del recibo.
• Hay descuentos pactados que aparecen (o no) en la factura pero no en el albarán.
• Y de vez en cuando, un cargo duplicado o una factura por género que nunca entró.

Sin conciliación, estos errores no se ven: se pagan.

Qué aflora cuando concilias de verdad

El circuito moderno: cada documento entra solo

La conciliación manual muere porque depende de juntar papeles. La versión moderna automatiza la entrada de cada mundo:

1. El albarán, por foto

Cuando llega el género, el equipo le hace una foto desde el móvil. Una IA documental extrae proveedor, número, fecha, líneas, cantidades, precios y descuentos — y verifica que cantidad × precio − descuento cuadra con el total del documento.

2. La factura, por correo

Un buzón dedicado al que tus proveedores envían las facturas (o se las reenvías tú). Se procesan automáticamente cada pocos minutos, da igual si llegan en PDF, foto o escaneo.

3. El banco, por Norma 43

El extracto bancario llega solo mediante la Norma 43, el estándar español que usan las gestorías. Se activa una vez en tu banca electrónica y, desde ahí, cada movimiento entra en el sistema en cuestión de minutos.

Y el casado, automático

Con los tres mundos dentro, un conciliador automático hace el trabajo nocturno: casa pagos que citan el número de factura, encuentra las combinaciones únicas de importes que encajan, descompone remesas, reconoce las series de cada proveedor… En el módulo de Compras de 3BRO este motor trabaja en seis pasadas cada noche, y solo escala a tu bandeja lo que de verdad necesita criterio humano — normalmente un puñado de casos, no una tarde entera.

Lo que no cuadra se convierte en alerta con severidad: duplicado, descuadre, vencida, pago sin factura. Cada una con sus euros y su contexto, para actuar en dos clics.

El premio: el coste de género, de verdad

La conciliación no es solo defensa. Con los albaranes leídos línea a línea y clasificados por familia (carnes, pescados, bebidas…), el coste de materia prima del mes deja de ser una estimación y pasa a ser un dato — el que alimenta el food cost, el presupuesto y la cuenta de explotación. Si quieres profundizar, sigue por cómo calcular el escandallo.