Un restaurante sin presupuesto navega a ojo: sabe lo que vendió ayer, pero no sabe si "va bien". El presupuesto anual convierte la intuición en un plan contra el que comparar cada día del año. Y no, no hace falta un departamento financiero para hacerlo — hace falta método.
La cifra anual es inútil para gestionar: la restauración es estacional y cada mes es un negocio distinto. Construye la venta esperada de cada mes partiendo del año anterior, y ajusta con lo que sabes del próximo (subidas de precio, reformas, una terraza nueva, un festivo que cae en sábado).
No todos los gastos se comportan igual. Sepáralos en tres tipos:
Recuerda presupuestar y comparar los gastos en neto (sin IVA): el IVA soportado no es coste, es un anticipo que recuperas.
Es el gasto más grande y el único que decides semana a semana, así que no lo presupuestes como un % a bulto: planifícalo por puestos. ¿Cuántos camareros, cocineros y ayudantes necesita cada mes, según la venta esperada? Cada puesto tiene su coste anual de convenio; personas × coste = presupuesto de personal con fundamento, mes a mes, con la temporada dentro.
Un presupuesto que se reescribe cada mes no es un presupuesto, es un diario. Cierra una versión, apruébala formalmente y que quede como referencia del año. Si la realidad se desvía, lo que cambia es la gestión — no el listón.
El error clásico del seguimiento: a día 20 de mayo, comparar el gasto acumulado del mes contra el presupuesto del mes entero y concluir que "vamos genial". Claro — faltan 11 días de gasto. La comparación honesta es contra el presupuesto prorrateado al día de hoy: si el mes lleva un 65 % transcurrido, compara contra el 65 % del presupuesto.
Y la venta, igual: la proyección de cierre de mes se hace con la media diaria de los días completos (hoy, que está a medias, no cuenta) multiplicada por los días del mes.
Todo lo anterior se puede montar en una hoja de cálculo — el primer año. El problema es el mantenimiento: la venta hay que teclearla, los gastos llegan tarde, el prorrateo no se actualiza solo y la hoja acaba muriendo en marzo.
En 3BRO el presupuesto se construye por familias y puestos con las lógicas de arriba, se aprueba formalmente, y el real entra solo: la venta desde el TPV cada hora, el coste de género desde los albaranes, el personal desde la plantilla y los fichajes. La cuenta de explotación se compara prorrateada a hoy, todos los días, sin que nadie teclee un total.
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