Los gastos de un restaurante no son una lista larga de facturas: son seis o siete familias, cada una con su lógica y con un porcentaje razonable sobre la venta. Quien los tiene ordenados así sabe en cinco minutos si el mes va bien o si algo se está comiendo el margen. Quien los tiene mezclados en una carpeta de facturas se entera en el cierre del trimestre, cuando ya no hay nada que hacer.
En esta guía repasamos cuáles son los gastos de un restaurante, en qué familia va cada uno, qué porcentaje de la venta neta debería llevarse cada familia y un mes completo con euros para que compares el tuyo. Es el paso previo para hacer el presupuesto de un restaurante: primero se ordenan los gastos, después se les pone listón.
Todos los porcentajes de este artículo están calculados sobre la venta neta, es decir, la venta sin IVA. El IVA que cobras en caja no es tuyo: lo recaudas para Hacienda. Y los gastos, igual: se comparan en neto, porque el IVA que pagas a los proveedores lo recuperas.
Parece un detalle y no lo es. Un restaurante que vende 66.000 € con IVA en un mes tiene una venta neta de 60.000 € (IVA del 10 %). Si mide su personal de 19.800 € sobre la bruta, le sale un 30 %; sobre la neta es un 33 %. Tres puntos de diferencia que no existen en la cuenta del banco.
Todo lo que se come o se bebe: género de cocina, bebidas, cafés, pan, hielo. Es un gasto variable: si vendes más, compras más. Su porcentaje es el food cost y sale de los escandallos, no de una sensación. Un gastrobar de producto se va al 35 %; una coctelería puede quedarse en el 22 %.
Lo importante es contarlo por consumo, no por compra: si en agosto llenas la cámara para septiembre, el inventario de cierre corrige la diferencia. Sin inventario, el food cost de un mes es un número aproximado.
Nóminas brutas, seguridad social a cargo de la empresa, ETT, horas extra, pagas extra prorrateadas, finiquitos y vacaciones no disfrutadas. Es la familia más grande y la única que decides semana a semana con el cuadrante. Por encima del 38 % sostenido, el negocio trabaja para la plantilla. Lo desarrollamos en qué porcentaje de coste de personal debe tener un restaurante.
Renta del local, más la comunidad y el IBI si te los repercuten. Es fijo: se paga igual en febrero que en agosto. Por eso en un negocio estacional el porcentaje baila mucho de un mes a otro y conviene mirarlo en el acumulado del año. Algunos contratos van a porcentaje sobre venta; en ese caso se comporta como variable.
Luz, agua, gas y, cada vez más, la climatización de la terraza. Son semivariables: tienen una base fija (las cámaras funcionan aunque no abras) y una parte que sube con la actividad.
El cajón donde se esconde el margen, porque son muchos gastos pequeños que nadie mira uno a uno:
Las comisiones de plataformas merecen vigilancia aparte: un 25 % sobre el pedido a domicilio convierte un plato con un food cost del 30 % en un plato que apenas deja margen.
La reforma, la cocina nueva o el mobiliario no son un gasto del mes en que se pagan: se reparten a lo largo de su vida útil. Van por debajo del EBITDA, igual que los intereses de préstamos y leasings. Separarlas permite comparar la explotación del restaurante con la de otro sin que la forma de financiarlo lo distorsione.
Con esta tabla delante, cualquier desviación tiene nombre. Si el mes siguiente el EBITDA cae al 11 %, sabrás si fueron dos puntos de materia prima (1.200 € de género que no se vendió o se tiró) o dos de personal (un camarero de más los martes). Sin familias, solo sabrías que «este mes ha ido peor».
Clasificar cada gasto por su comportamiento es lo que permite prever. Los variables (materia prima, comisiones) se presupuestan como porcentaje de la venta. Los fijos (alquiler, seguros, gestoría, software) como un importe al mes. Los semivariables (personal, suministros) con una base más una parte que escala.
En el ejemplo, los fijos suman unos 6.500 € al mes. Eso significa que en un mes flojo de 35.000 € netos esos 6.500 € pesan un 18,6 % en lugar de un 10,8 %: el porcentaje sube aunque no hayas gastado un euro más. Por eso en negocios estacionales hay que juzgar el año entero, no cada mes aislado.
Ordenar los gastos a mano funciona hasta que llega el volumen: un restaurante normal recibe entre 150 y 300 documentos de compra al mes. En 3BRO cada factura se reparte por líneas en su familia al entrar, el módulo de Compras cruza albarán, factura y banco para que nada se cuente dos veces, y el personal sale directamente de la plantilla en el módulo de Personal. La cuenta de explotación por familias está al día cada mañana, comparada contra el presupuesto y siempre sobre venta neta.
Materia prima (28-33 % de la venta neta), personal (30-35 %), alquiler (6-10 %), suministros (3-5 %) y otros gastos de explotación como limpieza, mantenimiento, gestoría, seguros, marketing y comisiones (8-12 %). Por debajo del EBITDA, amortizaciones e intereses.
Los gastos de explotación suelen sumar entre el 80 % y el 90 % de la venta neta, dejando un EBITDA del 10 % al 20 %. Si tus gastos superan el 92 %, alguna familia está fuera de rango.
Sin IVA, y la venta también. El IVA soportado se recupera y el repercutido no es ingreso del negocio.
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