Conciliación bancaria en un restaurante: qué es la Norma 43 y cómo cuadrar cada pago

La conciliación bancaria de un restaurante es la operación de comprobar que cada movimiento del extracto se corresponde con algo que el negocio reconoce: una factura de un proveedor, una nómina, un recibo, un ingreso de caja. Suena a tarea de contabilidad, y por eso casi todo el mundo se la deja a la gestoría. Es un error caro: la gestoría concilia para cerrar libros dos meses después, y para entonces el cargo duplicado de mayo ya no lo reclama nadie.

La buena noticia es que el banco puede mandarte el extracto solo, cada día, en un formato que un programa lee sin que nadie teclee nada. Ese formato se llama Norma 43 y lleva décadas siendo un estándar en España.

Qué es la Norma 43

La Norma 43 —formalmente, el cuaderno 43 del antiguo Consejo Superior Bancario— es el formato con el que los bancos españoles entregan el extracto de una cuenta en un fichero de texto plano. Cada línea es un movimiento con su fecha de operación, su fecha de valor, el importe, el saldo resultante y varios campos de concepto donde viaja, normalmente, el nombre de quien cobra.

Lo importante no es el detalle técnico: es que al ser un estándar, el mismo programa lee el extracto de cualquier banco español. Cambias de banco, abres una cuenta nueva para el segundo local, negocias con una caja distinta: el fichero llega igual y el circuito no se entera.

Por qué conciliar es más que cuadrar el saldo

Cuadrar el saldo es trivial: lo hace el banco. Lo que aporta valor es el paso siguiente, que es casar cada pago con la factura que lo origina. Cuando eso está hecho, el negocio contesta sin pensar preguntas que normalmente cuestan una tarde:

• ¿Cuánto debo a cada proveedor hoy? Facturas recibidas menos pagos conciliados. Un dato, no una estimación.
• ¿He pagado dos veces algo? Pasa más de lo que parece: una factura por correo y la misma en papel, un recibo domiciliado que además se paga por transferencia.
• ¿Qué es este cargo de 340 € que no reconoce nadie? Los movimientos que no casan con ninguna factura son justamente la lista corta que hay que mirar.
• ¿Estoy pagando antes de tiempo? Con los pagos fechados se ve el plazo real con cada proveedor, que casi nunca es el pactado.

Conciliar, en un restaurante, no es un trámite contable: es el control de que el dinero que sale se corresponde con género que entró y con precios que se acordaron.

El circuito completo: albarán, factura, banco

Un pago solo se puede validar de verdad si se le puede seguir el rastro hacia atrás. El circuito tiene tres piezas y cada una responde a una cosa distinta:

• El albarán dice qué entró por la puerta y a qué precio. Es el documento de la realidad física.
• La factura agrupa albaranes y es lo que fija el importe a pagar. Cuando se aprueba, manda ella.
• El banco dice qué salió de la cuenta. Es la única prueba de pago que existe.

Con las tres piezas enlazadas, un descuadre deja de ser un misterio y se convierte en una pregunta concreta: «este pago de 1.240 € a Pescados Coira no casa con ninguna factura suya» o «la factura dice 1.240 € pero los albaranes suman 1.185 €». Lo contamos con detalle en cómo cuadrar las compras de tu restaurante.

Por qué el concepto del banco es el problema (y cómo se resuelve)

Quien haya intentado conciliar a mano conoce el obstáculo: el campo de concepto del banco es un desastre. El mismo proveedor aparece como PESCADOS COIRA SL, PESC COIRA, RECIBO P.COIRA S.L. FRA 2026/1187 y TRANSF. COIRA. Ordenar eso en Excel es imposible, y por eso la conciliación manual acaba abandonada en marzo.

La salida no es teclear reglas una por una: es que el sistema aprenda los alias. Cada vez que alguien dice «este cargo es de Pescados Coira», esa forma de escribirlo queda asociada al proveedor y no se vuelve a preguntar. Al cabo de unas semanas, el porcentaje que casa solo pasa del 60 % al 90 % largo, y lo que queda sin identificar es realmente lo excepcional.

Con varios locales hay un matiz que ahorra muchos disgustos: el extracto debe enrutarse por IBAN, no por quién lo sube. Cada cuenta pertenece a un local y sus movimientos tienen que aterrizar ahí sí o sí; si el enrutado depende de la persona que importa el fichero, antes o después los pagos de un local acaban en otro y cuadrar se vuelve imposible.

Qué le pides a un software de conciliación bancaria para hostelería

Si estás valorando herramientas, estas son las preguntas que separan a las que sirven de las que dan trabajo:

• ¿Trae el extracto solo? Si hay que descargar un fichero del banco y subirlo a mano cada semana, el circuito depende de que alguien se acuerde. Y no se acuerda.
• ¿Aprende de lo que corriges? Un sistema que pregunta lo mismo cada mes no está automatizando: te está usando de intérprete.
• ¿Llega hasta la línea del albarán? Conciliar factura contra pago está bien; poder mirar si el precio del kilo de merluza de esa factura era el pactado está mucho mejor.
• ¿Distingue pendiente de pagado sin que nadie lo marque? El estado debe salir del extracto, no de una casilla que alguien olvidó.
• ¿Aguanta varios locales y varias cuentas? Con enrutado por IBAN y saldos por local, no un cajón común.

Cómo lo resolvemos en 3BRO

El extracto en Norma 43 llega por correo y entra solo cada pocos minutos, enrutado a su local por el IBAN de la cuenta. A partir de ahí, un conciliador automático pasa varias veces sobre lo que hay: casa por proveedor e importe, por las referencias de factura que el propio banco cita en el concepto, y agrupa pagos que saldan varias facturas a la vez. Lo que casa queda hecho; lo que no, aparece en una lista corta con sugerencias para confirmar de un clic — y cada confirmación enseña un alias que ya no se vuelve a preguntar.

El estado de cada factura sale del banco: aparece su cargo, pasa a pagada. Nadie marca nada a mano, y por eso el saldo con cada proveedor y la previsión de pagos de la semana que viene son datos y no opiniones. Todo está en el módulo de Compras, junto a la captura de albaranes y las facturas que entran por correo; puedes ver cómo encaja con el resto en integraciones.